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Politique de confidentialité

UnifyX aide les entreprises à concevoir et à implanter les systèmes qui font tourner leurs opérations. Ce travail implique de traiter des renseignements : parfois les vôtres, à titre de visiteur ou de client potentiel, parfois ceux des personnes qui travaillent chez nos clients. Cette politique explique ce que nous recueillons, pourquoi, et ce que vous pouvez faire à ce sujet.

Dernière mise à jour : 30 août 2026

1. Portée de cette politique

UnifyX (« UnifyX », « nous », « notre ») est une firme de conseil établie au 180 Fordham Private, Ottawa (Ontario) K2C 4G6, Canada.

Cette politique s'applique au site www.unifyx.ca ainsi qu'aux renseignements personnels que nous traitons lorsque vous naviguez sur le site, nous écrivez, réservez un appel exploratoire, ou retenez nos services de conseil.

Elle ne couvre pas les sites tiers vers lesquels nous pointons, ni les systèmes que nous configurons pour nos clients une fois que ceux-ci les exploitent eux-mêmes. Voir la section 6 pour le traitement des données appartenant à nos clients.

2. Ce que nous recueillons

Les renseignements que vous nous fournissez

Formulaires de contact et de réservation. Votre nom, votre adresse courriel, le nom de votre entreprise, votre numéro de téléphone (facultatif), la plage horaire que vous choisissez, et tout ce que vous écrivez dans un champ de message. Le nom, le courriel et le nom de l'entreprise sont obligatoires pour réserver un appel exploratoire : sans eux, nous ne pouvons pas fixer le rendez-vous.

Correspondance. Les courriels, les notes d'appel et les documents que vous nous transmettez avant ou pendant un mandat.

Renseignements d'affaires. Les informations sur vos opérations, vos systèmes et vos processus que vous partagez avec nous pour que nous puissions cadrer, chiffrer ou livrer le travail.

Les renseignements recueillis automatiquement

Journaux serveur et de sécurité. Votre adresse IP, votre type de navigateur, les pages demandées et l'horodatage, enregistrés par notre infrastructure d'hébergement pour maintenir le site en fonction et le sécuriser.

Témoins essentiels. Les témoins (cookies) de session dont le site a besoin pour que les formulaires et le parcours de réservation fonctionnent d'une page à l'autre. Voir la section 5.

Nous ne recueillons aucune donnée de carte de paiement par l'entremise de ce site, et nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels sensibles sur les visiteurs, tels que des données de santé, biométriques ou des numéros d'identification gouvernementaux.

3. Pourquoi nous les utilisons

Nous utilisons ces renseignements pour :

  • répondre à votre demande, puis planifier et tenir un appel exploratoire ;
  • préparer les propositions, les contrats et les factures ;
  • livrer, soutenir et améliorer nos services de conseil et d'implantation Odoo ;
  • conserver les registres d'affaires que la loi nous impose de tenir à des fins fiscales, comptables et juridiques ;
  • protéger le site et nos systèmes contre la fraude, les abus et les incidents de sécurité ;
  • avec votre consentement, vous envoyer occasionnellement des courriels au sujet de nos services. Chacun de ces courriels comporte un lien de désabonnement.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et nous ne les communiquons à aucun tiers à des fins de publicité, de profilage ou de décision automatisée.

4. Consentement et fondements juridiques

Au Canada, nous nous appuyons sur votre consentement au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) : un consentement exprès lorsque vous soumettez un formulaire ou réservez un appel, et un consentement implicite lorsque cela est raisonnable, par exemple lorsque nous répondons à un courriel que vous nous avez envoyé.

Lorsque le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne ou du Royaume-Uni s'applique, nos fondements juridiques sont : votre consentement ; les mesures prises à votre demande avant la conclusion d'un contrat et l'exécution de ce contrat ; nos intérêts légitimes à exploiter et à sécuriser notre entreprise ; et le respect de nos obligations légales.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment (voir la section 11). Ce retrait peut limiter notre capacité à vous répondre ou à poursuivre un mandat ; il n'annule pas les traitements déjà effectués et ne touche pas les registres que la loi nous oblige à conserver.

5. Témoins (cookies) et technologies similaires

Ce site utilise uniquement des témoins strictement nécessaires. Ils conservent votre identifiant de session, un jeton de sécurité qui protège les formulaires contre la falsification de requête intersite, votre préférence de langue, et l'état d'une réservation entamée mais non encore confirmée.

À la date indiquée ci-dessus, nous n'utilisons ni témoins publicitaires, ni suivi intersite, ni outil d'analyse tiers comme Google Analytics. Si cela devait changer, nous mettrions cette politique à jour et, là où la loi l'exige, nous demanderions votre consentement avant de déposer ces témoins.

Vous pouvez bloquer ou supprimer les témoins dans les réglages de votre navigateur. Bloquer les témoins essentiels empêchera les formulaires de contact et de réservation de fonctionner.

6. Les données de nos clients pendant un mandat

Lorsque nous implantons, migrons, intégrons ou soutenons un système ERP, nous pouvons avoir accès à des renseignements personnels qui appartiennent à notre client : dossiers d'employés, coordonnées de clients, informations sur des fournisseurs, historique de transactions et données similaires.

Dans ce contexte, notre client demeure responsable de ces renseignements et nous agissons selon ses instructions documentées, à titre de fournisseur de services (un « sous-traitant » au sens du RGPD). Concrètement, nous :

  • n'utilisons ces données que pour livrer les services convenus par écrit ;
  • limitons l'accès aux membres de l'équipe qui en ont besoin pour le travail ;
  • travaillons avec des données anonymisées, masquées ou échantillonnées dans les environnements de test chaque fois que c'est réalisable ;
  • retournons ou supprimons les données à la fin du mandat, conformément à l'entente de service ;
  • en préservons la confidentialité, pendant et après le mandat.

Si vous êtes employé, client ou fournisseur de l'une des organisations que nous servons et souhaitez exercer vos droits, communiquez directement avec cette organisation. Nous l'assisterons dans sa réponse.

7. Avec qui nous partageons vos renseignements

Nous ne communiquons vos renseignements personnels que lorsque c'est nécessaire, et uniquement à :

  • Des fournisseurs de services agissant pour notre compte, liés par des obligations de confidentialité : hébergement du site et de la base de données, services de courriel et de calendrier, visioconférence pour les appels exploratoires, comptabilité et facturation, et signature électronique le cas échéant.
  • Des conseillers professionnels, tels qu'avocats et comptables, lorsque nécessaire pour des questions juridiques ou financières.
  • Les autorités, lorsque la loi nous y oblige, ou lorsque c'est nécessaire pour établir, exercer ou défendre des droits en justice, ou pour protéger la sécurité de quelqu'un.
  • Une organisation qui nous succéderait, en cas de fusion, d'acquisition ou de vente d'actifs. Vos renseignements demeureraient assujettis à cette politique.

8. Où vos renseignements sont conservés

Notre site et sa base de données sont exploités par un fournisseur d'hébergement tiers, sur des serveurs qui peuvent être situés à l'extérieur du Canada, notamment dans l'Union européenne. Certains des services de courriel, de calendrier et de visioconférence que nous utilisons sont exploités par des fournisseurs établis aux États-Unis.

Lorsque des renseignements personnels sont conservés ou traités à l'extérieur du Canada, ils peuvent être accessibles aux tribunaux, aux forces de l'ordre et aux autorités de sécurité nationale de ce territoire, en vertu de ses lois. Nous choisissons des fournisseurs offrant des garanties contractuelles et techniques appropriées, et nous limitons au minimum la quantité de renseignements personnels conservés sur le site lui-même.

9. Combien de temps nous les conservons

  • Demandes et réservations sans suite : jusqu'à 24 mois après notre dernier contact, puis supprimées ou anonymisées.
  • Dossiers clients, contrats et correspondance : pendant la durée du mandat et 7 ans après, pour répondre aux exigences fiscales, comptables et aux délais de prescription applicables au Canada.
  • Données des systèmes clients auxquelles nous accédons pendant un projet : selon ce que prévoit l'entente de service, et retournées ou supprimées à la fin des travaux.
  • Journaux serveur et de sécurité : une courte période glissante, généralement de quelques semaines à quelques mois, à des fins de dépannage et de sécurité.

Au terme d'une période de conservation, nous supprimons les renseignements ou les anonymisons de façon qu'ils ne puissent plus vous être associés.

10. Comment nous les protégeons

Nous appliquons des mesures de sécurité proportionnées à la sensibilité des renseignements : connexions chiffrées (HTTPS/TLS) sur l'ensemble du site, authentification multifacteur sur les comptes administrateurs, accès accordés selon le principe du moindre privilège, systèmes et dépendances tenus à jour, et sauvegardes régulières.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est parfaitement sûre et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue. En cas d'atteinte aux mesures de sécurité présentant un risque réel de préjudice grave, nous aviserons les personnes touchées et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, comme la loi l'exige, et nous informerons sans délai indu tout client dont les données seraient en cause.

11. Vos droits et vos choix

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez avoir le droit de :

  • Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et savoir comment ils ont été utilisés et communiqués ;
  • Faire corriger des renseignements inexacts ou incomplets ;
  • Retirer votre consentement ou vous désabonner de nos courriels, à tout moment ;
  • Demander la suppression des renseignements que nous n'avons plus besoin de conserver ;
  • Recevoir une copie portable des renseignements que vous nous avez fournis, dans un format structuré et couramment utilisé ;
  • Vous opposer à certains traitements ou en demander la limitation, lorsque le RGPD s'applique ;
  • Porter plainte auprès d'une autorité de protection de la vie privée.

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à privacy@unifyx.ca. Nous répondons dans un délai de 30 jours, comme l'exige la LPRPDE. Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de donner suite à une demande. Aucuns frais ne s'appliquent, sauf pour une demande manifestement infondée ou excessive, auquel cas nous vous en indiquerons le coût avant de procéder.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca, 1 800 282-1376). Les personnes résidant au Québec peuvent également s'adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec. Les personnes situées dans l'Union européenne ou au Royaume-Uni peuvent s'adresser à leur autorité de contrôle locale.

12. Liens vers d'autres sites

Notre site renvoie à des sites et plateformes de tiers, notamment nos profils de médias sociaux et la documentation publiée par Odoo S.A. Ces organisations ont leurs propres pratiques de confidentialité, dont nous ne sommes pas responsables. Nous vous invitons à lire leurs politiques avant de leur transmettre des renseignements.

13. Mineurs

Nos services s'adressent à des entreprises et à des professionnels. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 16 ans. Si vous croyez qu'un enfant nous a transmis des renseignements personnels, écrivez-nous et nous les supprimerons.

14. Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique à mesure que nos services, nos outils ou nos obligations légales évoluent. La version révisée est publiée sur cette page avec une nouvelle date de mise à jour. Si un changement modifie de façon importante la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, nous en donnerons avis sur notre site et, s'il y a lieu, par courriel aux clients actifs.

15. Nous joindre

Des questions sur cette politique ou sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels ? Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille à la conformité et vous répondra directement.

UnifyX — Responsable de la protection des renseignements personnels
180 Fordham Private
Ottawa (Ontario) K2C 4G6
Canada
privacy@unifyx.ca

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